Enligt bokföringslagen ska i princip alla näringsidkare ha en bokföring. Bokföringen ska vara varaktig och beständig, den får utföras digitalt eller i traditionell pappersform. Detta innebär i praktiken att uppgifter i bokföringen inte ska gå att ändra och bokföringen måste sparas i ett visst antal år.
Vi har pratat med Bokföringsnämndens kanslichef – Stefan Pärlhem. Han förklarar att bokföringen ska vara beständig, när uppgifter förts in i bokföringen ska de olika posterna inte gå att ändra. Han nämner att det såklart är möjligt att göra fel i en bokföring och att man kan behöva göra rättelser. Vid en rättelse ska det ursprungliga felet strykas över, men inte raderas. Därefter ska en ny post upprättas och det ska då framgå vem som gjort rättelsen. I ett bokföringsprogram sker detta i regel per automatik.
Journalister utan gränser har laddat ner och provat flera olika programvaror som är ämnade för just bokföring. I vår granskning fann vi att flera av dessa program har allvarliga brister. Det är nämligen fullt möjligt att göra ändringar i bokföringens poster – utan att det syns i bokföringsprogrammets logg. Flera programvaror lagrar bokföringen i en så kallad databasfil, liknande ett excel-dokument. I vissa fall var databasfilen över huvud taget inte gömd vilket innebar att något detektivarbete inte behövdes – det var fritt fram att direkt ändra uppgifterna.
”För en näringsidkare som inte är tekniskt intresserad kan det såklart vara mycket svårt att veta om den programvara man använder sig av är erforderligt uppbyggd eller inte. Det rättsliga ansvaret ligger trots denna svårighet på näringsidkaren.” – säger Stefan Pärlhem.
I praktiken innebär detta att näringsidkare idag kan använda sig av bokföringsprogram som egentligen inte tycks uppfylla lagkraven och som dessutom är mycket svårupptäckta för myndigheter – enligt Stefan Pärlhem finns det nämligen ingen som granskar bokföringsprogrammen i sig utan man granskar istället uppgifterna som förts in i dessa.
En källa till Journalister utan gränser har uppgett att det till vederbörande ringt försäljare av bokförings-relaterade programvaror. Försäljaren har uppgett att det i köpet ingår en särskild support-tjänst – nämligen hjälp att ändra uppgifter i programvaran vid en eventuell granskning av Skatteverket. Utöver de brister vi funnit i bokföringsprogrammen tycks det finnas något som skulle kunna ses som konsultverksamheter vars syfte är att ändra just varaktiga bokföringsuppgifter.
Vi frågade Stefan Pärlhem om det behövs någon ändring i lagstiftningen, som till exempel certifiering eller kontroll av bokföringsprogram.
”Det kan jag inte uttala mig om men det är naturligtvis inte tillfredställande om det förekommer sådan form av konsultverksamhet.” – svarar Stefan Pärlhem.
Hur svårt ska det egentligen vara att ändra uppgifter i en bokföring för att bokföringslagens krav ska vara uppfyllda? Den frågan ställde vi till flera myndigheter. Skatteverket har inte besvarat vår frågeställning medans Ekobrottsmyndigheten vänligen hänvisade oss till Bokföringsnämnden.
I dagsläget tycks det varken finnas tillsyn eller certifiering av bokföringsprogram. Det är alltså helt upp till utvecklarna av bokföringsprogrammen att utforma dessa efter eget tycke och smak.
Jag som gjort granskningen av programvarorna har över 15 års intresse av teknik och it-säkerhet.
Oscar Gustafsson
Journalister utan gränser